【仕事術】タスクの荒波に呑まれる前に。社会人よ、効率化という浮き輪を手に入れろ。

こんにちは！今日も元気に1万5千歩歩く営業女子しゅがーです。
4月になり営業9年生になりましたが、フレッシュに戻っているんじゃないかと錯覚しそうになります。

現実は社内を常に小走りするほど終われ、あらゆる通知は予定を狂わせ、とめどなく更新されていくOutlook受信箱はもはやSNSかと錯覚します。

そしてチャイムは容赦なく就業時間を告げてくる…
4月って師走より忙しくないですか！？そんな世界に生きる私たちに、今こそ問いたい！
「その仕事、本当に効率的ですか？」

社内メールで「お疲れ様です」やめてみませんか？

まずは、毎日のように打っている「メール」に一言モノ申したいです。
社内メールを開くと、毎回こう。
「〇〇さん、お疲れ様です。 〜〜の件ですが…文末に自分の名前」
社会人1年目の時に仕込まれ何も疑うことなく何千回、下手したら何万回と打ち込んできたこの本題までの助走…いる？？
社内の人にこれ要ります！？

ビジネスマナーって言われればそうなんですけど、相手は身内ですよ？
昨日も今日も「おはようございます〜お疲れ様です～～」って直接言ってますよ！
メールの宛先を指定しているのも、読んでいるのもYou＆Me。名前を指さなくてもわかりますって！

1年目でやる勇気はさすがにありませんでしたが、フレッシュさを失ったからこそできる技もあるってもんです。
しれっとラインのように伝えたいことだけ返信したらどうなるかって？
1日にさばけるメールの本数すなわちさばける仕事の本数が確実に増えます。

社内なら要件の始まりは「〇〇さん、これ確認お願いします！」くらいで大丈夫じゃないですか？
それだけで、自分も相手もワンタップ軽くなり、言葉の軽量化は心の軽量化に直結するのです。

社外のメールでも、会社名・部署・役職・名前のフルセットを書く文化、いります？？？
膨大な数の会社の株式会社の位置って覚えてます？？なんだかんだ書くたびに調べてませんか？？
なんならこの4月に相手の役職も変わっているかもしれません。

これらの情報を検索するだけで総合するとかなりの時間をロスしていると思います。
もはや本題に入る前に息切れ状態です。
大事なのは本題だと、思い切って社外の方にもお名前だけ記載してやりとりさせていただいています。

私のいる業界が寛容なのかもしれませんが、数秒を侮ると数時間を失うことになると肝に銘じています。

「できません」を脳内から削除。代わりに「どうやったらできるか？」をダウンロードしよう

丸8年仕事をしていると新人の頃より依頼の難易度が初手でわかるようになってきました。
溢れるタスクの中で、手のかかるものはついついできない方向性を考えてしまいがち…
でも、振り返ると大きな仕事や後々すごく誰かの役に立つことほど、とっかかりは難しいものが多かったりします。

大事なのは、「できるか・できないか」の白黒で考えることじゃなくて、どうしたらできるか？どうしたら近づけるか？どうしたら折り合いをつけられるか？
この「可能性の思考回路」を持つことだと思っています。
どうしたらできるか？に切り替えて考え始めると、物事が前に進み、可能性も広がります。

たとえば「この日までに終わらない」と思ったとき、「では一部だけ提出できるようにしますね」と打ち返す。
「こんな変わったものない？？」と聞かれたとき、「ありませんね～」ではなく「何かを生かして作り出せないか考えてみます」と打ち返す。
最善を尽くして投げ返した後の判断は相手です。

できないという結果だったとしても、できる人は「代案を添えて断っている」と周りを観察して気が付きました。
前向きな人にはまたそのチャンスがめぐってきます！

ただ断ることを考えるか、どうやったら叶えられるかを考えるか、一見後者のほうが仕事が増えているように感じますが、未来の自分のタスクを減らすのは後者だと思います。

「自分でやったほうが早い」病からの卒業

恐らく社会人が一度はかかる思考の病、通称「全部自分でやる病」。
わかる。めちゃくちゃわかる。でもこれ、本人にとっても、部署にとっても超不健康です。

自分で抱え込めば仕事は早く終わるかもしれません。
しかしそれは、今だけの話です。
長期的に見れば、ただの「優秀なワンオペ要員」になりかねません。

誰かに任せる、教える、共有する、それは時間がかかりますが、未来の自分が楽になる投資です。
そう！効率化とはいかに自分の手を離すかの勝負！！
人に共有もせず育てなければ未来の自分を苦しめ続けることになります。

人に任せることをどうか悪だと思いすぎないでください。
依頼をするのは難しく、自分の説明力や的確な指示力がないと求めていたゴールに辿り着けないことがあります。
この力を鍛えるとおのずとコミュニケーション能力があがり、社内に対してだけでなく、お客様の求めるものを的確に提供できる角度もあがる！

また、任せる力がある人は、察知する能力もあるのでそんな人が多いチームに個人ではなかなか勝てない……
仕事はチーム力が要！！
私もついつい全部自分でやる病に陥りそうになるので、トレーニング中です！！

ラリーのボールは止めるな！素早く打ち返してパスの鬼になるべし

メールでもチャットでも「ちょっと考えてから返そう…」って寝かせた案件、ありませんか？
3日後に見返して、「うわ、やべ」ってなるパターン。あるある。

何かを聞かれた時に「一度預かります」でラクしちゃってませんか？？
結論を出すことや考えることを先延ばしにしているだけで、時限爆弾を自分で埋めたようなもんです。
（会議でもあるあるなんですよね～～結論の先延ばし）

でもこれ、本当に危険です。
社内にいるとこういった場面を何度も目にします。やりがち…！！

社会人3年目の自分はこの状態でタスクに溺れていました。
そんな時に先輩に愚痴ったら「物事を打ち返さず自分で溜めてるんじゃない？だから物事が進んでないのにやることばかりが積み重なるねん。進んでないと仕事をしてないのと同じやで」と、倒れそうになるほど衝撃的な言葉をもらいました。
その通り過ぎたのでこの時から「1日に球をどれだけ打ち返せるか」ということにはかなりこだわっています。

タスクって、止まった瞬間に劣化が始まります。鮮度が命。
レスが遅いと全体の流れも、最悪の場合人の仕事も止めることに…。
つまり、自分がタスクというピンポンの球を持ちすぎて打ち返さないと、仕事を取り巻く全体の空気が停滞していっちゃうんです。

私は移動も激しくPCに触れられる時間が多くないので、朝にその日のスケジュールを立てて「この時間に集中的に返事と依頼をする」と決めています。
今集中しているものがあるのに新しい依頼事を毎度気にしていると、意識を戻すことにも時間がかかり結果的に効率が落ちます。

今すぐにできない見積もりなどの作業系は、忘れないようにフラグではなくピンを立てて受信箱の1番上にもっていくべし！
時間がかかりそうなものであれば「少々お時間頂戴します」や、相手へ「取り急ぎキャッチしました」の連絡をすることで、相手の確認の手間もラリーも軽減し、結果的に最小のやり取りで済みます。
定型文を登録していたら1、2分で完了です。

そして時間がかかりそうな確認系のものは、潔く人にお願いします。
この時にただ依頼するのではなく、相手へ優先順位と期限をつけて依頼するべし！
こうすることで相手にもわかりやすく、もし間に合いそうになければその旨をお客様へご連絡できます。

毎回遅かったり「動いている感」がない時に人はプチストレスを感じるもの。
お客様の立場になってみれば、毎回プチストレスを感じる相手への依頼ってだんだんしたくなくなりますよね。
そして知らぬ間に他社に仕事を取られるなんてことも…
こういう一言とひと手間で相手へ安心を感じてもらえ、仕事もなんだかんだ早く流れていきます。

なんでも「すぐ終わることはすぐやる」。後回しにすればするほどタスクは巨大化し、忙しいのに何も仕事が進んでいないというなんとも悲しい時間の使い方…。
溜めない、止めない、止まらない。タスク界のかっぱえびせんです。
自分に知識があればレスのスピードはあがる一方なので、もっと精進しなければとも思う今日この頃です。

タスクに忙殺される前に、考え方の棚卸しを。

効率化って、何かすごいアプリを入れることでもないし、スペシャルなExcel技を極めることでもない。
「いらないものをやめる」 「考え方をちょっと変える」「少し先の未来を見据える」
その小さな積み重ねが、仕事のスピードを爆上げしてくれるんだと思います。

効率化の正体は、省く勇気と任せる勇気、そして即レスの筋トレです！
今日もタスクの波を華麗に乗りこなして、定時退社を目指すのです！！